Agregar y usar recursos
Por lo general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
Agregar
recursos al proyecto
Por lo
general, los recursos son las personas incluidas en el plan del proyecto, estén
o no asignadas a tareas. Pero un recurso también puede incluir cualquier
elemento que sirva para llevar a cabo un proyecto, como equipos y otros
materiales (por ejemplo, cemento o servidores web).
Si usa Project Professional
conectado a Project Server, puede tener acceso a otros tipos de recursos.
Recursos de empresa.- Cada recurso de empresa forma parte de la lista de
recursos de toda la organización; por consiguiente, cada uno de ellos puede
compartirse entre varios proyectos. Normalmente, esta lista la administra un
administrador y cada jefe de proyecto agrega estos recursos a sus proyectos de
acuerdo con sus necesidades.
Recursos que no sean de la empresa.- Un recurso que no sea de la empresa, o recurso
local, no forma parte de la lista de recursos de toda la organización. Ningún
otro jefe de proyecto puede usar los recursos que no son de la empresa en los
proyectos de los que se encarguen.
Recursos genéricos.- Estos recursos se usan para especificar las
necesidades de personal de un proyecto, como los carpinteros y los
programadores, o bien un equipo de recursos.
Paso 1: Agregar recursos
Para poder
administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto.
Tenga en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta
diferencia es motivo común de confusión cuando se trabaja con cualquier
software de administración de proyectos.
Agregar personas a un proyecto
Primero lo principal: debe agregar
personas al proyecto.
Agregar personas al grupo de recursos de empresa
Si tiene Project
Professional y está conectado a Project Server, puede agregar personas y otros
recursos a la colección de recursos de toda la organización (o grupo de
recursos de empresa).
Exportar información de recursos a Excel o Visio
A veces se
necesita más que Project para analizar datos de proyectos. Las capacidades
matemáticas y estadísticas sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a
analizar en más detalle y generar informes sobre la información de sus
recursos.
Quitar o reemplazar una asignación de recurso
Si la persona u
otro recurso no son los adecuados para el trabajo, cambie (o quite) el recurso.
Especificar o cambiar la información de recursos de empresa
Una vez que se ha
agregado un recurso de empresa a la colección de recursos de la organización,
puede modificar la información del recurso, como tasa de pago, calendario de
trabajo o dirección de correo electrónico.
1.- Haga clic en la pestaña Ver. En el grupo Vistas de recursos, haga clic en Hoja de recursos.
2.- En el campo Nombre del recurso, escriba el nombre de un trabajo, material o recurso
genérico.
3.- Si desea designar grupos de
recursos, en el campo Grupo del
nombre del recurso, escriba el nombre del grupo.
4.- Especifique el tipo de recurso:
• Para especificar que se trata
de un recurso de trabajo, en el campo Tipo,
haga clic en Trabajo.
• Para especificar que se trata
de un recurso material, en el campo Tipo,
haga clic en Material. En el campo Etiqueta de material, especifique la
etiqueta (por ejemplo, yardas, toneladas o cajas) del recurso.
• Para especificar que se trata
de un recurso de costo, en el campo Tipo,
haga clic en Costo.
5. En el campo Capacidad máxima del recurso, escriba el número total de unidades
de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad
máxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto;
por ejemplo, tiempo parcial o múltiplos.
Por ejemplo, si tiene un recurso
disponible dos días por semana para el proyecto, puede especificar como
capacidad máxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas
disponibilidades de designación de un recurso. Por ejemplo, supongamos que
cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a
tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad máxima
de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo
completo en un momento dado sin sobre asignar el recurso Ingenieros.
Puede especificar
la capacidad máxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como número decimal
(0,5, 1, 3).
Paso 2: Administrar recursos
Después de agregar personas y otros
recursos al proyecto, es hora de administrarlos.
Organizar trabajo rápidamente con el nuevo Organizador de equipo
El Organizador de
equipo le permite asignar trabajo a los recursos y redistribuir tareas
arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su
equipo es ahora mucho más fácil con Project 2010.
Una de las
actividades más comunes en la administración de proyectos es la impresión de
información del proyecto. Imprimir información del proyecto es ahora mucho más
fácil con Project 2010.
Actualizar el trabajo en un proyecto
Realizar el
seguimiento del trabajo de un proyecto no solo es fundamental para asegurar que
termine dentro del plazo, sino que además permite aprender de los errores
cometidos proporcionando un historial de riesgos, problemas y logros del
proyecto.
Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)
La gente puede
exigirse demasiado, especialmente si está trabajando en dos cosas al mismo
tiempo. Redistribuir las asignaciones de recursos es una forma de equilibrar la
carga.
Establecer tiempos de trabajo, vacaciones y días festivos para el proyecto
Todos necesitamos
vacaciones. Todos nos ponemos enfermos. Y a todos nos gustan los días festivos.
Aprenda a tener en cuenta este tiempo no programado mediante su inclusión en el
programa.
Cambiar el formato de unidad predeterminado para las asignaciones
Puede mostrar
asignaciones para personas y otros recursos como porcentaje o como un valor
decimal.
BIBLIOGRAFÍA.
En línea. Disponible en:
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