SEGUIMIENTO, LÍNEA DE BASE Y DIAGRAMA DE GANTT EN PROJECT 2010

1.- TEMA: SEGUIMIENTO, LÍNEAS DE BASE, DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO EN PROJECT 2010.

2.- OBJETIVOS

2.1.- OBJETIVO GENERAL

v  Investigar el seguimiento de cada tarea, líneas de base, diagrama de Gantt de seguimiento en Project mediante la recolección de información en las diferentes fuentes bibliográficas para tener conocimientos amplios del tema y aplicarlos en proyectos de desarrollo profesional.

2.2.-OBJETIVOS ESPECÍFICOS

v  Seleccionar la mejor información recogida de las fuentes bibliográficas.

v  Identificar el seguimiento de cada tarea, líneas de base, diagrama de Gantt de seguimiento en un proyecto.

ü  Elaborar un informe destacando los aspectos más relevantes.

3.- MARCO TEÓRICO

MICROSOFT PROJECT: FORMAS PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO DE CADA TAREA

Microsoft Project permite realizar el seguimiento de tres formas diferentes:

1.         Especificando el % completado de la tarea

2.         Especificando trabajo real y restante

3.         Especificando las horas trabajadas por periodo de tiempo

El primer método es el menos preciso de los tres, siendo el más preciso el tercero, en función de las necesidades elegiremos uno u otro. La forma de seleccionar un método u otro es en la "Guía de Proyectos" (Menú Ver --> Activar Guía de Proyectos) en la sección "Seguimiento" --> "Prepararse para realizar el seguimiento del progreso del proyecto"

En función de la que seleccionemos, Microsoft Project mostrará la vista correspondiente para facilitar la introducción de datos. A la hora de planificar también debemos tener en cuenta cómo vamos a realizar el seguimiento de las tareas, de forma que en nivel de detalle sea coherente y facilite su posterior seguimiento.

LÍNEAS DE BASE

Una línea de base es un grupo de aproximadamente 20 puntos de referencia principales (en cinco categorías: previsiones de fechas de inicio, fechas de finalización, duración, trabajo y costos) que puede definir para registrar el plan de proyecto original una vez finalizado y depurado. Conforme avanza el proyecto, puede definir otras líneas de base (hasta un total de 11 para cada proyecto) para medir los cambios realizados en el plan. Por ejemplo, si el proyecto tiene varias fases, puede guardar una línea de base distinta al final de cada fase para comparar los valores previstos con los datos reales.

Como la línea de base proporciona los puntos de referencia con los que se compara el avance real del proyecto, ésta debe incluir los cálculos más optimistas para la duración de las tareas, las fechas de inicio y finalización, los costos y otras variables del proyecto que desee supervisar. La línea de base puede representar también una obligación contractual del proyecto.

PLANES PROVISIONALES

Un plan provisional, por otro lado, es un conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda una vez que comienza el proyecto, y que puede comparar con la línea de base para evaluar el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda solo dos tipos de información:

•          Fechas de inicio actuales

•          Fechas de finalización actuales

Puede definir hasta 10 planes provisionales para un proyecto. Si necesita mantener un registro de una gran cantidad de datos del proyecto durante la fase de diseño, es aconsejable que defina varias líneas de base en lugar de usar planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir una línea de base en cada hito principal de diseño. Posteriormente, si necesita guardar únicamente las fechas de inicio y finalización de las tareas una vez iniciado el proyecto, puede definir varios planes provisionales. Por ejemplo, tal vez desee definir un plan provisional cada mes o cada trimestre.

CREAR O ACTUALIZAR UNA LÍNEA DE BASE O UN PLAN PROVISIONAL

Un proyecto bien administrado a menudo implica comparar un proyecto con su versión anterior. Esto es una parte fundamental del seguimiento de un proyecto.

Sin embargo, antes de comenzar a realizar un seguimiento de la programación, debe establecer una línea de base para poder compararla más adelante con la programación actualizada del proyecto. A medida que avance el proyecto, es posible que también desee guardar periódicamente un plan provisional.

Definir una línea de base

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de tarea.

2. Si va a definir una línea de base para tareas específicas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de línea de base. (Si va a definir una línea de base para todo el proyecto, omita este paso).

3. Haga clic en la pestaña Proyecto. En el grupo Programación, elija Establecer línea de base y, a continuación, haga clic en Establecer línea de base.

4. Haga clic en Establecer línea de base y, a continuación, seleccione la línea de base que desea definir.
5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

• Para definir la línea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo.
• Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

6. En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de base:

• En todas las tareas de resumen    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las subtareas.
• De subtareas a tareas de resumen seleccionadas    Active esta casilla si desea que los datos de línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de base.

Definir un plan provisional

1. Haga clic en la pestaña Proyecto . En el grupo Programación, elija Establecer línea base y, a continuación, haga clic en Establecer línea base.

2. Haga clic en Establecer plan provisional.
3. En el cuadro Copiar, haga clic en los valores de inicio y finalización o línea de base que desea guardar. (Estos valores no están numerados).
4. En el cuadro En, haga clic en el nombre del plan provisional en el que desee copiar los valores.

Los planes provisionales se almacenan en los campos de inicio y finalización.

5. Haga clic en Proyecto completo o Tareas seleccionadas para guardar la parte de la programación que desee.

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

Mostrando el progreso Gráficamente

El progreso se puede ver en la vista de  Gantt de seguimiento.

• Muestra las barras de tareas en dos barras: la línea de base (en gris) y el programa vigente (en azul o en rojo)

• El programa vigente se irá llenando con una barra de color sólido conforme se alimente el progreso (avance real).

• Idealmente, el avance real llega hasta la fecha de estatus, lo que significa que la tarea se está procesando de acuerdo al plan.

4.- CONCLUSIONES

v  Realizar un seguimiento a las tareas que se desarrollan dentro de un proyecto permite comprobar el progreso del mismo, de acuerdo a la planificación.

v   

Establecer las líneas base ayuda a determinar el avance del proyecto para comparar con el proyecto inicial.

5.- RECOMENDACIONES

Ø  En un proyecto por más pequeño que éste sea es muy importante dar seguimiento al avance del mismo, puesto que se está invirtiendo recursos económicos, humanos, materiales, tecnológicos y lo que se espera es poner en marcha el proyecto.

Ø  Se debe establecer líneas de base y a la vez planes provisionales con el fin de lograr que el proyecto puesto en marcha al inicio, está avanzado o si necesita hacer algún cambio.

6.- BIBLIOGRAFÍA

En línea. Disponible en:

ü  http://office.microsoft.com/es-es/project-help/crear-o-actualizar-una-linea-de-base-o-un-plan-provisional-HA010377767.aspx

ü  http://elringdepm.wordpress.com/2010/11/07/14/

7.- ANEXOS

Plan con variación en la vista de "Gantt de seguimiento"